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Contacter un service client par Courrier

Dans quel cas envoyer un courrier postal à une entreprise ?
Une multitude de raisons peuvent nous pousser à contacter une entreprise par le biais postal. En effet bien qu’énormément de procédures se font désormais en ligne ou par téléphone, certaines démarches nécessite encore de passer par la voie postale. C’est par exemple le cas de certaines démarches administratives (Demande de carte grise, passeport…), des demandes de résiliations ou lorsqu’il s’agit d’envoyer une demande de remboursement, des documents pour compléter un contrat ou encore des articles qui ne conviendraient pas suite à une commande passée en ligne.

Si vous avez la possibilité de contacter le service client via un autre biais, par mail ou téléphone par exemple, nous vous conseillons de le faire afin de gagner du temps.


Comment trouver l’adresse postale d’un service client ?

Pour trouver l’adresse postale du service client d’une entreprise il vous suffit de vous rendre sur le site officiel de celle ci, puis sur la page « contact » ou « Contactez-nous ». Il se peut que cette page ne soit pas forcément visible. Si vous ne la trouvez pas directement, nous vous invitons à regarder en bas de page, à côté des mentions légales et conditions générales.

courrier postal

Attention: Certaines entreprises ne possèdent pas une mais plusieurs adresses en fonction de l’agence, du magasin, ou du service que vous souhaitez contacter.
Les entreprises telles qu’EDF Dolce Vita par exemple ont une adresse postale spécifique pour le service client, le service facturation, ect. Celles ci sont spécifiées sur leur site internet.
L’adresse postale du service client des banques et grandes surfaces vont dépendre quant à elles de votre situation géographique, c’est pourquoi vous devez, afin de trouver l’adresse de l’agence ou du magasin qui se trouve le plus proche de chez vous, consulter la liste des agences.

Méfiance également avec les adresses postales indiquées sur les sites non officiels car il se peut que celles ci ne soient plus a jour ou qu’il s’agisse en réalité du siège social de l’entreprise et que celui ci soit dépourvu d’un service client. Soyez toujours prudent dans la recherche de vos informations. Si vous avez un doute, Il est préférable de téléphoner directement à l’entreprise pour demander l’adresse exacte.

adresse postale service client

Quel format de lettre choisir ?

Il n’y a pas de format type lorsque vous envoyez un courrier à l’attention d’un service client. Il est toutefois conseillé de préférer les enveloppes A4 ou A5 afin de ne pas plier les documents s’il s’agit de documents importants / officiels. Et si les simples suggestions ou réclamations peuvent être envoyées en lettre simple, nous recommandons d’envoyer tous vos documents importants et demande résiliation en courrier recommandé ou lettre suivie afin d’avoir une trace de l’envoi et la preuve que celui ci ai bien été réceptionnée.

Concernant les retours de produits , ceux ci peuvent être renvoyés dans l’emballage qui a servi à l’envoi ou bien, si celui ci est détruit, dans n’importe quel autre carton (ex: boite à chaussures) à condition que ce dernier soit bien fermé et que le produit à l’intérieur ne risque pas de s’endommager pendant le transport.

Cette solution vous coûtera moins cher car cela vous évitera de payer un emballage à la poste. Vous n’aurez en effet plus que l’affranchissement à régler.

Bon à savoir: Certains commerçants (Saranza, Asos…) prennent en charge le retour, n’hésitez pas à contacter le service client afin d’obtenir une étiquette de retour prépayée!

Lettre recommandée

Quelles sont les règles à adopter lorsqu’on écrit à un service client?

S’il y a bien une règle à retenir lorsqu’on s’apprête à envoyer un courrier à un service client c’est de toujours indiquer ses coordonnées clients (Nom, prénom, adresse postale et numéro de téléphone) afin que le service client puisse répondre à votre courrier mais également toutes les références de commande ou de dossier qui seront nécessaires au traitement de votre réclamation. Ceci facilitera grandement la prise en compte de votre dossier. Et cette règle est aussi valable lorsque la prise de contact se fait par téléphone ou par mail.

Gardez également tout le temps en tête qu’insulter des conseillers clientèles n’améliorera pas vos chances d’obtenir gain de cause. Vos réclamations auront en effet plus de chances d’aboutir si le ton est respectueux et que les propos sont basés sur des faits concrets.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la solution apportée, il est parfois possible de vous adresser à un médiateur ou à une association de consommateur.

Mais n’oubliez pas que les entreprises redoutent la mauvaise pub et les avis négatifs. Le client a, pour beaucoup, toujours raison.

Quels sont les délais de réponse ?

Les délais de réponses varient en fonction des entreprises et des demandes. Cependant il faut compter au minimum une semaine avant d’espérer obtenir une réponse car grand nombre d’entreprises sont fermées les week end et il faut compter le délai de traitement mais également d’envoi et de retour.

Conseil: Veillez à envoyer votre courrier en lettre prioritaire si cela est urgent.

Notre avis :
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Contacter un Service Client par courrier (lettre)
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